Quali possono essere le situazioni in cui è necessario scrivere una lettera formale? Per candidarsi ad un’offerta lavorativa, per proporre il proprio progetto, per invitare qualcuno ad un evento ufficiale. Il “tono” formale nelle lettere è richiesto in alcuni contesti e tradurlo può essere difficile: come scrivere e tradurre una lettera formale, quindi?
Caratteristiche di una lettera formale
Intestazione, apertura e conclusione sono i dettagli più importanti di una lettera formale. Ogni lingua prevede alcune formule o frasi tipo che è necessario utilizzare quando ci si deve attenere ad un registro formale (naturalmente differente dal registro quotidiano).
Per andare nel dettaglio, quali sono le caratteristiche di una lettera formale?
- Brevità: questo vale a prescindere dalla lingua in cui è scritta o successivamente tradotta. La lettera formale deve essere breve e coincisa, organizzata in paragrafi brevi che a loro volta non devono superare il numero di tre o quattro;
- chiarezza: allo stesso tempo deve contenere tutte le informazioni importanti, facilmente comprensibili al destinatario;
- semplicità: l’obiettivo di una lettera formale deve essere chiaro sin dal suo oggetto, che deve essere scritto in modo da indicare chiaramente il suo contenuto. Allo stesso modo intestazione e chiusura devono essere chiari e semplici, ma adeguati al rapporto del mittente con il destinatario.
Tradurre una lettera formale in inglese
L’inglese è la lingua in cui più spesso viene tradotta una lettera e che viene utilizzata per le comunicazioni ufficiali. Non è raro, quindi, che ad un traduttore venga commissionata proprio una lettera in italiano da trasporre in lingua inglese.
Come già accennato, l’intestazione è una parte fondamentale della lettera: ne deriva sicuramente la prima impressione del destinatario, insieme all’oggetto. Per fare qualche esempio, come iniziare una lettera formale in inglese?
- Dear Madam: se si tratta di un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce il cognome;
- Dear Sir: se si tratta di un destinatario di sesso maschile di cui non si conosce il cognome;
- Dear Mr/Ms /Dr Smiht: equivale all’italiano “Gentilissimo/a Dottoressa/Dottore”, “Dr” si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato;
- To Whom It May Concern: viene utilizzato quando non si è a conoscenza né del nome né del genere del destinatario.
Dopo l’intestazione, altro dettaglio fondamentale è la formula di apertura che deve spiegare chiaramente i motivi per cui il mittente ha deciso di scrivere al destinatario. Le formule più usate: With reference to your letter of… (In riferimento alla lettera del) o I am writing to you regarding / in connection with… (la sto contattando riguardo a). Tra le formule di saluto formale più utilizzate: Kind / Best Regards (i migliori saluti) o Best (Saluti).
